Hitzefrei im Büro & auf der Baustelle: Was die ASR A3.5 für Ihre Zeiterfassung bedeutet

38 Grad im Schatten, das Thermometer in der Produktionshalle zeigt 32 °C – und ein Mitarbeiter fragt: „Müssen wir heute nicht Hitzefrei machen?“ Die Antwort ist seltener „Ja“ und „Nein“ und fast immer: „Es kommt darauf an.“ Denn ob Beschäftigte nach Hause gehen dürfen, ist keine Wetterfrage, sondern eine arbeitsschutzrechtliche. Wer hier unüberlegt reagiert, riskiert entweder die Gesundheit seiner Leute – oder frustrierte Kollegen, die trotz Hitze voll durcharbeiten sollen, während andere früher gehen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die ASR A3.5 „Raumtemperatur“ konkret vorschreibt, welche Spielräume Sie als Arbeitgeber haben und wie Sie die verkürzte Arbeitszeit im Sommer korrekt – und mühelos – dokumentieren.

Das Wichtigste in 60 Sekunden

• Ab 30 °C Raumtemperatur müssen Arbeitgeber laut ASR A3.5 zusätzliche Maßnahmen ergreifen – z. B. Lüftung, Sonnenschutz, Getränke.
• Ab 35 °C gilt die Raumtemperatur als „nicht mehr zumutbar“ – die Arbeit darf verkürzt oder verlegt werden.
• Es gibt keinen Rechtsanspruch auf „Hitzefrei“ – Arbeitgeber entscheiden, ob und wie sie die Arbeitszeit anpassen.
• Die verkürzte Zeit muss korrekt erfasst und in der Lohnabrechnung als bezahlte Arbeitszeit behandelt werden, sofern keine andere Regelung greift.
• Ein digitaler Zeiterfassungs-Planer hilft, Hitzearbeit, Gleitzeit und Urlaubsabbau im Sommer sauber voneinander zu trennen.

Was sagt das Arbeitsrecht bei Hitze?

Die zentrale Norm ist die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A3.5 „Raumtemperatur“, herausgegeben von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Sie ergänzt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und definiert klare Schwellenwerte, ab denen Sie handeln müssen.

Die ASR A3.5 ist kein Gesetz im formellen Sinne, sondern eine Konkretisierung des Standes der Technik. In der Praxis ist sie trotzdem die maßgebliche Referenz – auch für Aufsichtsbehörden und Gerichte. Wer sich nicht an sie hält, handelt in der Regel nicht „nach dem Stand der Technik“ und kann bei einer Kontrolle durch die Gewerbeaufsicht kostenpflichtig ermahnt werden.

Die drei Temperaturschwellen im Überblick

Hinweis: Gemessen wird die effektive Raumtemperatur – also die Lufttemperatur am Arbeitsplatz, nicht die Außentemperatur. In einer sonnendurchfluteten Dachgeschoss-Etage kann es schnell 8 bis 10 Grad wärmer sein als im Freien.

Hitzefrei: Wann dürfen Mitarbeiter nach Hause?

Die vielleicht häufigste Frage im Sommer lautet: „Habe ich Anspruch auf Hitzefrei?“ Die ehrliche Antwort: Ein einklagbarer Rechtsanspruch auf Hitzefrei existiert in Deutschland nicht. Was es gibt, ist eine Pflicht des Arbeitgebers zum Gesundheitsschutz – und damit einen Ermessensspielraum, wie er auf hohe Temperaturen reagiert.

Die ASR A3.5 spricht bewusst von einer „Verkürzung der Arbeitszeit“, nicht von deren Ausfall. Konkret heißt das:

• Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit verkürzen oder in kühlere Tageszeiten verlegen, sobald die Gesundheit der Beschäftigten gefährdet ist.
• Arbeitgeber können freiwillig Hitzefrei gewähren – müssen die Zeit dann aber in der Regel trotzdem bezahlen oder mit dem Arbeitszeitkonto verrechnen.
• Arbeitnehmer können nicht eigenmächtig den Arbeitsplatz verlassen, nur weil es heiß ist – das wäre eine Arbeitsverweigerung.

Ehrlicher Moment: In der Praxis erleben wir, dass viele KMU hier zwischen Theorie und Bauchgefühl navigieren. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und der gesunde Menschenverstand spielen mindestens so große Rollen wie die ASR A3.5 selbst. Wer im Juli 2026 eine Hitzewelle nach der anderen erlebt, sollte frühzeitig eine schriftliche Sommerregelung mit dem Team vereinbaren – nicht erst, wenn das Thermometer schon 35 Grad anzeigt.

ASR A3.5 konkret: Die vier Schutzmaßnahmen

Die ASR A3.5 unterscheidet zwischen baulichen, organisatorischen und personenbezogenen Maßnahmen. Arbeitgeber müssen nicht alle gleichzeitig umsetzen – aber sie müssen nachweisen, dass sie die jeweils wirksamste Maßnahme geprüft haben.

1. Bauliche und technische Maßnahmen

• Außenliegender Sonnenschutz (Raffstores, Markisen, Rollos)
• Verschattung von Glasflächen durch Folien oder Jalousien
• Klimaanlage oder zumindest leistungsfähige Ventilatoren
• Wärmedämmung von Dach und Außenwänden

2. Organisatorische Maßnahmen

• Verlegung der Arbeitszeit in die kühleren Morgenstunden
• Homeoffice, wo möglich und mit dem Betriebsrat abgestimmt
• Lockere Kleidungsregeln an heißen Tagen
• Einschränkung schwerer körperlicher Arbeit

3. Personenbezogene Maßnahmen

• Kostenlose Getränke (Wasser, ungesüßte Tees) ab 26 °C
• Regelmäßige Trinkpausen
• Information der Beschäftigten über Hitzefolgen und Verhalten

4. Dokumentation

Genau hier wird es für viele KMU unangenehm: Die ergriffenen Maßnahmen sollten dokumentiert werden – insbesondere, wenn die Arbeitszeit verkürzt oder verlegt wird. Ein digitaler Zeiterfassungs-Planer erledigt das mühelos, wenn er die verkürzten Schichten korrekt zuordnet und die Maßnahmen in einem internen Notizfeld ergänzt.

Büro, Baustelle, Produktion: Wo liegen die Unterschiede?

Die ASR A3.5 gilt grundsätzlich für alle Arbeitsstätten – vom Großraumbüro über die Montagehalle bis zur Außenbaustelle. Die Spielräume sind aber sehr unterschiedlich:

Büro und Verwaltung

Im klimatisierten Büro ist die Temperatur in der Regel gut beherrschbar. Die häufigste Hitzefalle ist die Südseite mit bodentiefen Fenstern – hier hilft nur konsequenter außenliegender Sonnenschutz. Arbeitgeber können Mitarbeiter ins Homeoffice schicken, sollten das aber im Voraus kommunizieren, damit sich die Leute nicht plötzlich am Küchentisch wiederfinden.

Produktion und Lager

Hier sind die Grenzen des Machbaren schnell erreicht. Maschinen erzeugen zusätzliche Wärme, und Hallen kühlen sich nachts oft nur unzureichend ab. Bewährt haben sich verschobene Schichten (z. B. 5 bis 13 Uhr statt 7 bis 15 Uhr), zusätzliche Trinkpausen und das konsequente Tragen atmungsaktiver Arbeitskleidung. Bei Temperaturen über 35 °C in der Halle muss die Arbeit deutlich reduziert werden – in Extremfällen ist die Schicht sogar vorzeitig zu beenden.

Baustelle, Außendienst, Garten- und Landschaftsbau

Im Freien arbeiten heißt, der Witterung direkt ausgesetzt zu sein. Hier gilt die ASR A3.5 nur eingeschränkt, weil es keine Raumtemperatur im eigentlichen Sinne gibt. Stattdessen greift die BAuA-Empfehlung zur Hitzearbeit: Schatten, Trinkpausen, Sonnenschutz durch Kopfbedeckung, Verlegung der schweren Arbeit in Morgen- und Abendstunden.

Verkürzte Arbeitszeit korrekt dokumentieren

Wenn Sie die Arbeitszeit an Hitzetagen verkürzen, müssen Sie zwei Dinge sauber voneinander trennen:

1. Arbeitszeit vs. Pause – die verkürzte Zeit ist grundsätzlich bezahlte Arbeitszeit, keine unbezahlte Pause.
2. Arbeitszeitkonto – freiwillig verkürzte Stunden können auf das Gleitzeitkonto gebucht werden, sofern das Arbeitszeitkonto genügend Puffer hat.

In der Praxis hat sich folgender Workflow bewährt:

• Vormittag: Schichtleiter dokumentiert die tatsächliche Arbeitszeit inklusive Hitzepausen.
• Mittag: Wenn die Temperatur über 35 °C steigt, Schicht verkürzen – und den Stopp im Zeiterfassungssystem begründen.
• Abend: Lohnabrechnung übernimmt die korrekte Stundenzahl inklusive Pauschalen.

Mit einem cloudbasierten Planer wie digital-planner.app erledigen Sie das in unter einer Minute pro Mitarbeiter: Schicht anlegen, Hitzetag markieren, Restzeit automatisch berechnen lassen. Selbst wenn Sie in der Eile selbstvergessener Hitzearbeit mal nicht alles dokumentieren – im Nachhinein lässt sich alles mühelos rekonstruieren.

Wie ein digitaler Planer die Sommerplanung erleichtert

Der Juli ist nicht nur heiß, er ist auch der Monat, in dem Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Schichtpläne gleichzeitig kollidieren. Ein digitaler Zeiterfassungs-Planer unterstützt Sie an mehreren Stellen:

• Self-Service-Urlaubsanträge – Ihre Mitarbeiter beantragen Urlaub direkt in der App, Sie genehmigen mit einem Klick.
• Vertretungsplanung – wenn jemand ausfällt, sehen Sie sofort, wer in der gleichen Schicht verfügbar ist.
• Mobile Zeiterfassung – auch auf der Baustelle oder im Homeoffice werden Stunden korrekt erfasst.
• Automatischer Export an die Lohnbuchhaltung – DATEV, Lexware, SevDesk – je nach Anbieter sparen Sie sich pro Mitarbeiter 5 bis 10 Minuten pro Monat.

Was viele unterschätzen: Die Kombination aus Urlaubsplaner und Zeiterfassung ist im Sommer der größte Hebel. Wer beides getrennt führt, verbringt die ersten August-Wochen damit, Excel-Listen zu konsolidieren. Wer beides zusammen nutzt, hat im September direkt eine saubere Auswertung.

Häufige Fehler bei der Hitzearbeit (und wie Sie sie vermeiden)

Zum Abschluss noch ein kurzer Realitäts-Check – vier Fehler, die wir in der Beratung von KMU regelmäßig sehen:

1. Keine schriftliche Sommerregelung. „Bei uns wird das mündlich geklärt“ funktioniert in einem 5-Personen-Team – in einem 50-Personen-Team nicht mehr. Halten Sie fest, ab welcher Temperatur welche Maßnahme greift.
2. Hitze wird mit dem Arbeitszeitkonto verrechnet, ohne den Betriebsrat zu fragen. Wenn ein Betriebsrat existiert, hat er bei Arbeitszeitregelungen Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Ohne Zustimmung ist die Verrechnung formal unwirksam.
3. Trinkpausen werden nicht bezahlt. Wer seinen Mitarbeitern sagt „Trinkt mehr, aber geht dafür früher“, spart auf dem Papier Zeit – und riskiert eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung. Trinkpausen bei Hitze sind Arbeitszeit.
4. Keine Dokumentation der Maßnahmen. Im Streitfall müssen Sie nachweisen können, dass Sie die ASR A3.5 beachtet haben. Ein Foto vom Thermometer und ein kurzer Eintrag im Zeiterfassungssystem reichen – fünf Sekunden pro Tag, im Ernstfall Gold wert.

Fazit: Hitzefrei mit System

Sommerhitze ist kein Grund zur Panik – aber auch kein Grund zur Nachlässigkeit. Wer die ASR A3.5 kennt, frühzeitig eine Sommerregelung vereinbart und die Arbeitszeit sauber dokumentiert, ist auf der sicheren Seite: rechtlich, gesundheitlich und im Verhältnis zu seinen Mitarbeitern. Im Juli 2026, wenn das Thermometer wieder die 35-Grad-Marke reißt, werden Sie froh sein, die Hausaufgaben gemacht zu haben.

Sie wollen Ihre Zeiterfassung inklusive Urlaubs- und Vertretungsplanung digitalisieren? Digital Planner unterstützt KMU mit 5 bis 150 Mitarbeitern dabei, Sommerhitze, Urlaubswellen und Schichtchaos in den Griff zu bekommen – mühelos und ohne Excel.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ab welcher Temperatur gibt es Hitzefrei?

Einen festen gesetzlichen Schwellenwert für „Hitzefrei“ gibt es nicht. Ab 30 °C Raumtemperatur müssen Arbeitgeber laut ASR A3.5 zusätzliche Schutzmaßnahmen ergreifen. Ab 35 °C ist die Arbeit nur noch kurzfristig zumutbar – Arbeitgeber können die Schicht verkürzen, verlegen oder vorzeitig beenden.

Muss Hitzefrei bezahlt werden?

Ja, in der Regel schon. Wenn der Arbeitgeber die Arbeit wegen Hitze verkürzt, ist das eine mitwirkungsbedingte Arbeitsverhinderung – das Risiko trägt der Arbeitgeber, die Stunden werden also bezahlt. Eine Verrechnung mit dem Arbeitszeitkonto ist möglich, sofern das Konto ausreichend Guthaben aufweist und der Betriebsrat zustimmt.

Gilt die ASR A3.5 auch im Homeoffice?

Die ASR A3.5 gilt für Arbeitsstätten im Sinne der ArbStättV. Das heimische Arbeitszimmer ist in der Regel keine Arbeitsstätte im Sinne der Verordnung – die Pflicht zur Bereitstellung eines angemessenen Arbeitsplatzes bleibt aber bestehen. Arbeitgeber können Mitarbeiter an heißen Tagen ins klimatisierte Büro bitten, wenn die Heimsituation unzumutbar ist.

Wie dokumentiere ich verkürzte Hitzeschichten korrekt?

Erfassen Sie tatsächliche Arbeitszeit inklusive bezahlter Trinkpausen und kennzeichnen Sie den Tag im Zeiterfassungssystem als „Hitzetag“. Ein kurzer Vermerk im Notizfeld (Temperatur, ergriffene Maßnahme) reicht für die spätere Nachweisführung. So lassen sich auch bei einer Lohnsteuerprüfung oder Gewerbeaufsichts-Kontrolle alle Schichten mühelos zurückverfolgen.